Mehr als nur ein Text
Mit Daten um sich schmeißt, wer seine mit z.B. Word geschriebenen Texte als .doc-Dokument per E-Mail oder Diskette weitergibt. Anders als bei einem Blatt Papier, befinden sich in den elektronischen Dokumenten der meisten Office-Programme (Word, Staroffice, Excel, Powerpoint u.v.m) nicht nur Textinhalt und Textformatierung, sondern auch Daten, die darüber Aufschluß geben, welche Textänderungen (bzw. -löschungen) wann auf welchem Rechner (und evtl. von wem) durchgeführt worden sind.
Wie problematisch das ist, hängt von den Zusammenhängen ab, in denen ein Dokument erzeugt und versandt wird.
Im Geschäftsverkehr ist dieses nachteilig, da der Geschäftspartner prinzipiell nachvollziehen kann, welche Abteilung das Dokument wie bearbeitet hat und mit welcher anderen Abteilung kommuniziert, besonders dann, wenn die Namen der Rechner nach der Abteilung benannt sind ("buchhaltung", "sekretaer" etc.). Auch läßt sich nachvollziehen, wann das Dokument tatsächlich erzeugt wurde (und ob das Datum im Briefkopf stimmt).
Innerhalb einer Firma kann der Einsatz von "moderner" Textverarbeitung nachteilig sein, weil Vorgesetzte prinzipiell ablesen könnten, wie lange jemand für die Erstellung des Dokuents brauchte.
Bei politischer Arbeit ist die Speicherung von Zusatzinformation ebenfalls heikel. Empfänger können Informationen über das Werden des Textes gewinnen (was ist doch lieber gestrichen worden und evtl. wer tat es). Es besteht u.U. die Möglichkeit, über das Dokument Strukturen politischer Gruppen zu erkennen.
Datenschutzbestimmungen
mißachtet
Im §3a des Bundesdatenschutzgesetzes heißt es, "Gestaltung und Auswahl von Datenverarbeitungssystemen haben sich an dem Ziel auszurichten, keine oder so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere ist von den Möglichkeiten der Anonymisierung und Pseudonymisierung Gebrauch zu machen, soweit dies möglich ist und der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck steht." Mit den "gängigen" Textverarbeitungs- und anderen Officeprogrammen ist dieser Paragraph nicht erfüllbar, denn die speichern ziellos viele Daten. Keines der Programme zeigt dem Benutzer an, welche Daten gespeichert sind, geschweige denn, daß sie ihm die Möglichkeit giben, die Speicherung zu unterbinden.
Austauschbarkeit von Texten?
Als Argument für den Einsatz von "gängigen" Textverarbeitungen wird oft die Austauschbarkeit der Dateien gebracht. Dies ist ein weitverbreiteter Irrtum, denn unterschiedliche Versionen von Office-Textverarbeitungsprogrammen (wie Word, Staroffice etc...) speichern ihre Texte in unterschiedlicher Weise. Versucht man z.B. ein Dokument mit einer anderen Version zu öffnen, so kann es passieren, daß das Layout anders geworden ist. Mehr noch: Es kann vorkommen, daß auch der Textinhalt sich verändert hat!
Viele Programme setzen sich Marken in das Dokument, die anzeigen, daß z.B. die folgenden Wörter gelöscht sind oder daß ein Absatz von anderer Stelle her hier eingeschoben wird. Wird dieses Dokument von einer anderen Version geöffnet, kann es diese Zusatzinformation nicht verstehen und, anstatt eine Fehlermeldung auszugeben, wird diese Zusatzinformation einfach übergangen. Die Folge ist: Der Empfänger eines Dokumentes redet u.U. über einen ganz anderen Inhalt als der Sender. Die Folgen können - je nach Sinnzusammenhang - gravierend sein, denn der Empfänger hat - besonders bei signierten Dokumenten - keinen Grund zum Zweifel an der Richtigkeit des Textes.
Notlösungen
Einen Ausweg bietet die Umwandlung der Dokumente in andere Datenformate.
Wenn nur der Textinhalt von Interesse ist, aber nicht das Layout (wie bei STACHEL-Artikeln etwa), kann am besten den Text als "Nur Text" (ASCII/ANSI) speichern. Das Textformat hat den Vorteil, daß nur der Text gespeichert ist ohne Zusätze und von jedem anderen System gelesen werden kann.
Möchte man den Text in formatierter Form weitergeben, ist PDF zu empfehlen. Hier bleibt das Layout zumeist erhalten. Auch dieses Format ist recht austauschbar zwischen verschiedenen Systemen.
Nicht zu empfehlen ist nach wie vor das RTF von Microsoft, da auch hier versteckte Informationen gespeichert sind. Außerdem sind die Daten nicht von jedem System problemlos verarbeitbar.
Der STACHEL nimmt übrigens mittlerweile nur noch Texte an, die entweder auf Papier oder elektronisch im "Nur-Text"-Format eingereicht werden.
muh
Weitere Infos:
· c't 3/02: "Durchleuchtet: Was Office-Dateien verraten", S. 172
· Bundesdatenschutzgesetz (Arbeitsfassung 22.5.2001): http://www.branden burg.de/land/lfdbbg/gesetze/bdsg.htm
· "Auch wer klaut, macht andere reich" - Wenn das Versenden von Textdokumenten zur politischen Handlung wird; Oldenburger Stachel Nr. 10/00, Seite 16 http://www.stachel.de/00.10/10WORD.ht ml
Wie speichert man Texte im Nur-Text-Format? Man wähle aus dem Menü "Datei" den Punkt "Speichern unter" und erhält ein neues Dialogfenster. Darin wählt man unter "Formate" den Eintrag "Nur Text ohne zusätzliche Zeilenwechsel" aus und klickt auf "Speichern", bzw. "OK". Die Warnung, daß alle Formatierungen nun verloren gehen, ist mit "OK" zu quittieren. Der Text wird (zumindest bei Word) mit der Endung ".txt" gespeichert. Achtung: Bitte kein ".rtf" wählen, das ist nicht kompatibel!